信息时代对商务英语写作风格的要求
【摘要】: 信息时代人们处理信息的要求是信息传递的准确、简洁和得体。准确是指传递的信息必须准确无误; 简洁是为了适应日益加快的工作、生活节奏; 得体是指所
表达的语气必须委婉、礼貌得体。写作时只有遵循准确、简洁、得体的原则, 才能达到预期的商业目的。
【关键词】: 信息时代; 商务英语; 写作风格
现代社会是信息激增, 信息爆炸的时代: 电子传递, 网络交流使信
息一日千里。人类既是信息的制造者, 又是信息的接受者。一方面, 作为
信息的接受者, 面对一泻千里, 滚滚而来的信息, 如何迅速接受并有效处
理这些纷繁复杂的信息, 是一个颇费周折的问题, 我们都希望所接受并
处理的信息有以下几个特点: ( 1) 准确; ( 2) 简洁; ( 3) 考虑到信息消费者
的利益、时间、精力以及理解力。这就是信息传递的三个特点, 即信息的
准确性、简洁性、和得体性, 前两者是对信息的基本要求, 后者是对信息
更深层次的要求。另一方面, 我们作为信息的制造者, 在制造信息时应充
分考虑到信息接受者的要求与希望, 尽量使自己制造的信息准确无误,
简洁明了。这就是信息时代对我们每一个具有双重身份的信息制造者和
消费者的要求。
商务英语信函( 包括信函、传真, 以及email 等) 作为传递商务信息
的一种基本而有效的手段, 在我国商务交往中起着不容忽视的作用, 因
此其写作风格应该符合当今信息时代对信息处理的要求: 准确, 简洁, 得
体, 这样就能使读者( 即信息的消费者) 心悦诚服地接受作者( 即信息的
制造者) 所发出的信息, 并予以积极主动的响应, 达到商务信函最终的商
业目的。
关于商务信函的写作风格如何适应日新月异的信息时代的要求,
鲜有文章涉及, 虽然在此类书籍中, 不少作者把商务英语信函的写作风
格概括为7C 原则, 即Consideration, Courtesy, Clarity, Conciseness, Concreteness,
Correctness, Completeness。其他同类书籍也大都基于此将风格
概括为6C 或5C 的原则, 私以为, 此类原则有悖于信息时代对信息处理
的基本要求, 操作性不强。参考国内外有关商务英语写作的书籍, 将商务
英语写作风格归纳为ABC 原则, 即Accuracy, Brevity, Courtesy。这一原
则能在有效的时间内( 信息的简洁性) 更有效地处理( 信息的准确性) , 同
时还具有极强的操作性, 便于学生在写作时遵守。
一、准确(Accuracy)
准确有两个方面的含义: 一是传递的信息必须准确, 二是指所用的
语言必须清楚。对商业信函来说, 信息准确是最基本的要求。在当今的信
息时代, 信息铺天盖地, 真假难辩, 如信函所传递的信息不准确, 如定单
中的错误, 供货合同中不准确的信息, 含糊不清的答复等等, 可能会带来
无法预料的损失。下面谈谈如何保持信息的准确。
1.对于数字, 日期, 规格, 以及其他一些细节要反复检查, 如单据数
量, 装船日期, 价格表, 以及诸如此类的数字, 一定要准确无误。
2.要保证名字的拼写都准确无误。如果把收信人的姓名或他的公司
名字写错了, 你的信函一定会给对方留下不好的印象。同样, 其他一些在
信函中出现的名字, 都要一一核实, 做到准确无误。
3.在表述自己的观点时思路要清晰。清晰是准确的基本条件, 写作
时不要有摸棱两可的叙述, 避免用些似是而非, 指代不明的词语, 这一点
在和客户谈判时尤其重要。
其二是语言清晰。准确的信息要靠清晰的语言来传递, 要使自己的
语言保持清晰, 首先必须用词自然, 不落俗套, 避免官样十足的商务信
函。修改时不断地问自己, "是否有更简单的方法表达这句话的意思? "一
般来说, 为了保证意思的清晰明了, 写作时要尽量少用行话( jargon) 和时
髦的专业术语(buzz word)( 当然商务英语以及贸易中的术语除外) , 因为
这些时髦用语的某些内涵恐怕作者自己也不太清楚, 读者的理解也可能
有差异, 所以尽量避免使用。
其次是用词具体(Keep your words concrete) 。用词具体, 是指用的
是看得见, 听得见, 闻得着, 摸得着的词, 与之对应的是抽象词( vague or
abstract words) , 抽象词指的是概念, 原则, 思想等等, 具体词所传递的准
确性要大大高于抽象词。
二、简洁(Brievity)
在当今信息爆炸的时代, 一封有效的商业信函, 除了能传递准确的
信息外, 还应使用最简洁的语言来适应时代要求。在工作、生活节奏日益
加快的今天, 信息处理者每天面对堆积如山、急待处理的信函, 如何忍读
有如八股的信函?因此, 简洁是文章的灵魂。简洁的语言既节省了读者的
时间和精力, 又有助于读者对文章的理解。但是现实中, 不少人写作时不
假思索地就使用一些冗长的表达法, 其实这些多余、冗长的表达法只是
徒燃地增加了文章的长度, 对丰富文章的内容或增加文章的效果没有任
何作用。下面这些原则有助于作者的信息简洁明了。
1.避免使用空洞、重复的短语, 如:
⋯small in size, 应改为: ⋯small
⋯blue in colour, 应改为: ⋯blue
⋯thinking on a theoretical basis⋯,应改为: ⋯thinking theoretically,
In about a week' s time⋯, 应改为: In a week⋯
2.通常避免使用There is 和There are 等短语, 用积极的动词来表
达这样的句子意思, 如:
There is an old sentence says"Practice makes perfect."应改为:
As the old saying goes,"Practice makes perfect."
There are many people who think that⋯ 应改为:
Many people think that⋯
There are several flights that make the round trip from Shanghai to
New York. 应改为:
Several flights make the round trip from Shanghai to New York.
3.改写以which,that,who 等关系词引导的定语从句, 使句子更加简
洁, 如:
Mr.Smith usually likes to drink all kinds wines that are produced in
French.
应改为:
Mr.Smith prefers wines produced in French.
Mr Smith prefers French wines.
The Preston report,which was in two volumes,outlined the responsibilities
that each executive was to answer. 应改为:
The two- volume Preston report outlined executive responsibilitiesfor
each officer.
三、得体(Courtesy)
得体是信息时代对商务信函更深层次的要求, 是把信息接受者的
情感因素予以充分考虑。现代生活的快节奏使很多人只注意信息的精确
性与简洁性, 而忽略了信息的人道性, 即信息的情感因素。得体, 是指商
务信函中表达的与其必须委婉、礼貌。在对外商务交往中, 礼貌得体的语
言不仅能显示作者自身的文化素质, 还能树立良好的企业形象, 有助于
扩大贸易往来, 扩展业已形成的商务关系。下面这些原则可使作者在信
函中针对不同的情况正确使用不同的语气, 充分体现Courtesy 的内涵,
以达到最佳的交际效果。
1.在商业信函中保持私人接触。在当今的数字化时代, 人们常常是
觉得和机器打交道, 而不是在和人打交道, 因此商业信函中保持私人接
触尤其重要。写作中, 作者可以采用交谈式的语气来增加一点亲切, 友好
的气氛。
2.当传递不悦信息时, 如拒绝对方的要求, 应使用积极主动的语气。
写此类信函一般包括五个部分: ( 1) neutral statement; ( 2) reasons; ( 3) refusal;
( 4) alternative,if possible; ( 5) goodwill ending( 汤军: 1998, 4; 17) 。文章
的开头使用比较的语气, 采取对方比较容易接受的中立( neutral) 态度,
接下来解释所作出的具体决定的理由( reasons) , 然后过度到信函的核心
内容: 拒绝( refusal) , 如有可能提供一些弥补措施( alternative) , 最后表达
自己真诚而良好的祝愿( goodwill) 。
3.把握好寄发信函( 传真、email、商函) 的具体时机。时机就是商机,
这一点在信息时代显得尤为重要。对于回信, 一定要及时, 这样既表明作
者乐于提供服务, 又表明作者工作的效率。但如果收到提出一封不甚合
理要求的信函, 如果立即寄出拒绝信, 对方会认为没有充分的考虑。特别
是有长期往来的客户, 可以先把来信晾一段时间, 然后再答复。也可先写
封短信, 过一个星期, 再发拒绝函。如果收到令人不快的信函, 回信更应
注意得体原则, 如果是在盛怒时把信函发出去, 会带来难以预料的后果,
所以一定要把握好发信的时机。
纵上所述, 不难看出, 当今信息时代对商务英语的写作风格提出了
更高、更深层次的要求。写作时遵循准确、简洁、得体的原则, 才能更好地
适应信息时代对人们处理信息的要求, 才能达到自己的商业目的, 为开
拓广阔的国际市场打下坚实的基础。
参考文献
[1] Crews,Frederick. The Random House Handbook.New York:Random
House, Inc., 1984.
[2] POE R W. Handbook of Business Letters: Third Edition[M]. New
York: Mcgraw- Hill,1999.
[3] 陆墨珠. 国际商务函电[M]. 北京: 对外贸易大学出版社, 1998.
[4] 汤军. 商务英语典型礼貌语言机制初探[J]. 外语教学, 1998, (4).
